Matryca Eisenhowera – czym jest i jak można ją wykorzystać w pracy?
Managerowie średniego i niskiego szczebla na co dzień muszą sprawnie organizować pracę swojego zespołu, aby wszystkie ważne zadania zostały zrealizowane w terminie. Podczas ustalania priorytetów warto korzystać ze skutecznych narzędzi, które pozwolą na zwiększenie produktywności. Matryca Eisenhowera to metoda zarządzania czasem, dzięki której szybko poradzisz sobie z natłokiem obowiązków. A jak można ją wykorzystać w codziennej pracy?
- Matryca Eisenhowera – na czym polega jej fenomen?
- I ćwiartka – zadania pilne i ważne
- II ćwiartka – zadania mało pilne i ważne
- III ćwiartka – zadania mało ważne i pilne
- IV ćwiartka – zadania mało ważne i mało pilne
- Jak korzystać z matrycy Eisenhowera?
Matryca Eisenhowera – na czym polega jej fenomen?
Matryca Eisenhowera to proste narzędzie, które składa się z 4 ćwiartek. Do każdej części matrycy można przyporządkować działania, które różnią się między sobą stopniem pilności i ważności. A jak powstała ta metoda? Dwight Eisenhower był prezydentem Stanów Zjednoczonych w latach 1953-1961. W trakcie swojej kadencji zasłynął z niezwykle efektywnego planowania własnej pracy i skrupulatnego realizowania wszystkich powierzonych mu obowiązków. Po śmierci polityka zaczęto się zastanawiać, w jaki sposób Dwight Eisenhower zarządzał swoją pracą. Wówczas odkryto matrycę, która okazała się na tyle intuicyjna i skuteczna, że jest z sukcesem stosowana po dziś dzień w wielu mniejszych i większych firmach.
I ćwiartka – zadania pilne i ważne
Jeśli masz do zrealizowania dużo zadań i chcesz je uporządkować, to pracę z matrycą powinieneś rozpocząć od pierwszej ćwiartki. W tym miejscu należy umieścić obowiązki, które są jednocześnie pilne i ważne. Pierwszy termin odnosi się do czasu wykonania pracy, a drugi do jej znaczenia dla działu, którym zarządzasz. Pilnym i ważnym zadaniem może być na przykład:
- konieczność obsłużenia kluczowego klienta w możliwie jak najkrótszym czasie
- zgłoszenie firmy do dużego przetargu
- negocjacje z kontrahentem
- poradzenie sobie z sytuacją kryzysową
Wspomniane zadania wymagają szybkie działania i nie można ich przełożyć na później, a jednocześnie muszą zostać wykonane z zachowaniem najwyższych standardów.
II ćwiartka – zadania mało pilne i ważne
W tej ćwiartce możesz umieścić zadania, które mają odległy termin realizacji, ale są na tyle istotne, że powinny zostać wykonane. Tych działań nie można odkładać w nieskończoność, ponieważ są ważne z punktu widzenia interesu firmy. Jednak ich charakter sprawia, że możesz je wygodnie rozplanować w czasie. W II ćwiartce często umieszcza się zadania związane z rozwojem osobistym lub poprawą atmosfery w firmie. Mogą to być na przykład:
- szkolenia i konferencje
- imprezy integracyjne
- zajęcia językowe
- branżowe targi
III ćwiartka – zadania mało ważne i pilne
Zadania przyporządkowane do III ćwiartki nie są kluczowe z punktu widzenia funkcjonowania Twojego działu lub całej firmy, a mimo to należy je natychmiast wykonać. Takie czynności możesz zlecić mniej doświadczonym pracownikom, którzy nie są odpowiedzialni za wykonywanie zadań ważnych i pilnych. Wspomniane działania zwykle nie zajmują dużo czasu, ale nie można ich odwlekać. W III ćwiartce możesz umieścić następujące czynności:
- wysłanie i odbiór korespondencji z poczty
- wysłanie odpowiedzi na zaległe maile
- zamówienie wyposażenia do biura
IV ćwiartka – zadania mało ważne i mało pilne
W IV ćwiartce umieszcza się zadania, które pracownicy wykonują w trakcie pracy, ale nie są one ważne i nie mają odgórnie ustalonego terminu realizacji. Takie czynności zajmują czas, który podwładni mogliby wykorzystać na ukończenie pilniejszych projektów. Matryca Eisenhowera zakłada, że zadania z tej ćwiartki należy eliminować. Jednak czasem warto znaleźć dla nich miejsce w grafiku, ponieważ korzystnie wpływają na samopoczucie pracowników i atmosferę w zespole. Czynności mało ważne i mało pilne to na przykład:
- przeglądanie branżowej prasy
- śniadania lub lunche biznesowe
- granie w gry
- przeglądanie internetu
Jak korzystać z matrycy Eisenhowera?
Matryca Eisenhowera pozwala przyporządkować zadania do określonych ćwiartek i umożliwia przeanalizowanie funkcjonowania całego działu. Jeśli Twój zespół wykonuje głównie zadania pilne i ważne, to pracownicy mogą być nadmiernie zestresowani i przemęczeni, co będzie miało wpływ na ich efektywność. Dlatego to ważne, by planując pracę poszczególnych osób, dopasować trudność i terminowość zadań do ich możliwości. Pamiętaj, że zróżnicowanie obowiązków sprawi, że pracownicy będą bardziej produktywni.
Porządkowanie zadań zgodnie z matrycą Eisenhowera warto przeprowadzać co najmniej raz na kwartał. Jest to dobry sposób, aby zobaczyć, które obszary w firmie wymagają poprawy oraz zaplanować długofalowe działania, dzięki którym Twój dział będzie osiągał doskonałe rezultaty.
