Metoda 5 Why – co to jest i jak z niej korzystać?

Metoda 5 Why to jeden z najważniejszych sposobów na wykrycie prawdziwej przyczyny problemu lub defektu. Wykorzystana po raz pierwszy została wykorzystana przez Taiichi Ōno – japońskiego menedżera i twórcę systemu produkcyjnego Toyoty.

Zgodnie z podstawowymi założeniami twórcy, polega ona na kilkukrotnym powtarzaniu prostego pytania: “dlaczego?”, dzięki czemu z biegiem czasu udaje się dojść do sedna problemu.

• Metoda 5 Why – czym jest i jak działa?
• Jaki jest problem?
• Skompletowanie zespołu
• Analiza problemu krok po kroku
• Kluczowe pytanie: dlaczego?
• Rozwiązanie problemu
• Największe zalety metody 5 Why
• Kiedy sprawdzi się metoda 5 Why?

Metoda 5 Why – czym jest i jak działa?

Obecnie metoda rozwiązywania problemów 5 Why jest uznawana za podstawowy element filozofii kaizen. będącej z kolei fundamentem lean managementu. Jej założenia są bardzo proste.

Metoda 5 Why opiera się bowiem na zadawaniu kolejnych pytań, na które poznanie odpowiedzi zbliży nas do odkrycia prawdziwego źródła problemu, co z kolei pozwoli skutecznie go wyeliminować. Przeprowadzając analizę zgodnie z zasadami 5 Why należy skupić się na dwóch kwestiach: tym, jaka jest podstawowa przyczyna niepowodzenia, oraz tym, dlaczego kłopot nie został wykryty. Na szczęście zasady tejże metody sprawdzą się w niemalże każdym przedsiębiorstwie.

Prześledźmy więc pokrótce, w jaki sposób można dojść do sedna problemu wykorzystując metodę 5 Why. 

Jaki jest problem?

Pierwszą rzeczą, jaką należy zrobić, jest dokładne opisanie problemu. Polecamy opisanie go na kartce papieru, Bardzo ważnym jest, aby zebrać jak najwięcej informacji o powstałym defekcie, ponieważ da to więcej szans na jego wyeliminowanie – przy czym temat główny powinien być jasno i precyzyjnie określony. Należy przede wszystkim opisać, kiedy pojawił się problem, jaka jest jego skala, oraz czym grozi.

Skompletowanie zespołu

Po określeniu problemu należy zebrać zespół pracowników. Powinny znajdować się w nim osoby z różnych działów, o innych specjalizacjach. Pozwoli to spojrzeć na problem z różnych punktów widzenia, a co za tym idzie, w bardziej obiektywny sposób. Bardzo ważne jest, aby na tym etapie ustalić, czy ciąg logiczny przyczyn jest spójny – w tym również pomogą konsultacje. Należy upewnić się, że nie doszło do pomylenia przyczyn oraz skutków.

Analiza problemu krok po kroku

Problem należy omówić w drobiazgowy sposób, a informacje udzielane przez członków zespołu muszą być jak najbardziej precyzyjne. Do przyczyny należy dojść krok po kroku – nie wolno wyciągać pochopnych wniosków, a analiza problemu zawsze powinna opierać się na faktach i pozyskanej, pewnej wiedzy.

Kluczowe pytanie: dlaczego?

Na tym etapie warto wyznaczyć lidera, który będzie zadawał kolejne, następujące po sobie pytania: dlaczego?:

Dlaczego pojazd nie chce się uruchomić?
Dlaczego akumulator jest rozładowany?
Dlaczego alternator nie działa?

Odpowiedzi na nie muszą zawsze być oparte na faktach, nigdy zaś na emocjach. Nie ma górnego limitu takich pytań – należy kontynuować ich zadawanie aż do ustalenia podstawowej przyczyny problemu

Rozwiązanie problemu

W chwili, gdy zespołowi uda się odnaleźć przyczynę problemu, nie pozostaje nic innego, jak tylko przejść do jego rozwiązania. Podczas dyskusji, którą odbyć powinien cały zespół, należy ustalić plan naprawczy –  warto wyznaczyć jednego członka zespołu, który obserwował będzie cały proces i odpowiadał będzie za wdrożenie działań. Po pewnym czasie należy ponownie spotkać się w tym samym składzie, aby ocenić skuteczność przyjętego planu postępowania. Jeśli okaże się, że był on nieskuteczny, należu powtórzyć cały proces.

Największe zalety metody 5 Why

Bardzo ważne jest, aby podkreślić, że metoda 5 Why nie wymaga od pracowników specjalistycznej wiedzy, czy kompleksowego przygotowania. Wystarczy przeprowadzić krótkie szkolenie, aby zaznajomić pracowników z podejmowanymi zagadnieniami. Jest to metoda prosta do wprowadzenia, niezależnie od wielkości firmy, instytucji, czy też organizacji. Ponadto może ona doprowadzić do pojawienia się zupełnie nowych pomysłów na udoskonalenie działalności firmy. Pomimo swojej prostoty jest to metoda bardzo skuteczna, chętnie wykorzystywana przez instytucje.

Kiedy sprawdzi się metoda 5 Why?

Omawiana metoda sprawdza się najlepiej wtedy, gdy dążymy do odnalezienia jednej, głównej przyczyny źródłowej. Ponadto sprawdza się ona bardzo dobrze, gdy sytuacja dotyczy np. braku komunikacji między poszczególnymi działami firmy, lub też organizacji. 

Nie ma tu praktycznie żadnych ograniczeń, jeśli chodzi o rodzaj firmy, czy profil wykonywanej działalności.

Obraz autorstwa Freepik